Projekt má deadline, tým ví, co dělat a komunikace probíhá. A přesto se něco ztratí. E-mail zapadne, úkol si nikdo nezapamatoval, klient se ptá na věc, o které nikdo nic neví… Zní vám to povědomě?
Problém většinou netkví ve schopnostech lidí. Spočívá v nástrojích – nebo spíš v jejich počtu. Průměrný pracovník přepíná mezi e-mailem, kalendářem, sdíleným dokumentem a projektovým nástrojem nespočetněkrát denně. Každé přepnutí stojí čas a soustředění.
Tři pilíře kvalitního projektového managementu
Za prvé – veškerá komunikace musí být dohledatelná a navázaná na konkrétní zakázku. Za druhé – každý úkol musí mít jasného vlastníka a termín. A za třetí – stav projektu musí být viditelný na první pohled – bez nutnosti ptát se kolegů nebo proklikávat se historií zpráv. Pokud jeden z těchto pilířů chybí, projekt se dřív nebo později zasekne.
Kde firmy často dělají chybu?
Mezi nejčastější spouštěče potíží patří rozptýlenost dat. Jeden úkol je v e-mailu, druhý v Teams, třetí v Excelu, a nadřízený má přehled jen o tom, na co si vzpomene. Výsledek? Duplicitní práce, přehlédnuté termíny a frustrovaní klienti.
Další chybou je pořízení nového nástroje, který tým ve skutečnosti nepoužívá. Skvělá funkcionalita nic neznamená, pokud si lidé raději píšou úkoly na papír, protože jim přijde jiné rozhraní cizí.
Jak na řízení projektů přímo v Outlooku?
Pokud se váš tým pohybuje v Outlooku (a většina firem ho skutečně využívá), pak dává smysl projektové řízení integrovat přímo tam. Umožňuje to český nástroj eWay-CRM, který funguje jako rozšíření pro řízení projektů v Outlooku.
Místo přepínání aplikací máte zakázky, úkoly, kalendář i e-mailovou komunikaci na jednom místě. E-mail od klienta? Jedním kliknutím z něj vznikne projekt s předvyplněnými poli. Tým vidí stejná data, sdílí dokumenty a komentáře bez nutnosti dalšího softwaru. Integrovaná AI navíc dokáže rozpoznat tonalitu zpráv a upozornit na e-maily vyžadující pozornost – nebo vygenerovat stručný souhrn projektu.
Firmy, které potřebují sledovat i čas strávený na zakázkách, ocení na eWay-CRM evidenci docházky a plánování kapacit celého týmu.
Dobré řízení projektů není podmíněno složitým softwarem. Stačí mít relevantní informace na jednom místě – a to vždy ve správný čas.
